Perfil de la secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona pro activa y organizada.
Funciones de una secretaria
ll 
- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
- Mejora y aprendizaje continúo.
Oración de la secretaria
Solo por hoy, Ho Dios mío, concedeme el valor de la valentía para que pueda andar libre y tranquila por las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día fructífero y con más animo.
Concédeme el don de la sonrisa para que pueda sonreír y ver el aspecto alegre y favorable de la vida, y pueda ayudar a mis semejantes a verlo también.
Concédeme el valor de la armonía, para que pueda vivir en amistad y buena correspondencia con los demás, y pueda tratarlos como quiera que me trataran ami
Concédeme el don de la lealtad para que pueda vivir conforme a la fe más grande que mi corazón conoce y así pueda honrarte y glorificarte con mis actos.
Concédeme el valor de la paciencia; para que pueda tolerar las faltas der los demás y para que ellos en cambio toleren las mías
Concédeme el convencimiento de que el amor es el “cumplimiento de la ley y del maestro: amaras a tu prójimo como a ti mismo”
Solo por hoy, oh dios mío, concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas que te he pedido me serán concedidas en los días por venir y siempre.
Así sea
Condiciones actitudinales
1) Confidencialidad
Es bien conocida la relación etimológica entre secretaria y secreto.
Así, en el Código de Ética de Secretarias elaborado por la Federación Nacional de Secretarias, uno de los principios prioritarios es la discreción con respecto a la información de la empresa, de los superiores y de los compañeros de trabajo.
2) Firmeza y seguridad en las relaciones interpersonales
La secretaria ideal debe posee mucho carácter, sin ser explosiva.
3) Paciencia
Una secretaria ejecutiva suele trabajar bajo presión, a un ritmo frenético. Muchas veces, se encontrará ante situaciones difíciles de resolver.
La paciencia y el buen humor le serán muy útiles en momentos límite, para licuar su propio estrés y el de su jefe.
4) Dinamismo y pro actividad
CUALIDADES DE UNA SECRETARIA
Entre las cualidades que deben tener las secretarias, podemos decir que la lealtad hacia la persona o empresa para la que labora es fundamental, ya que todo se basa en la confianza.
Si no mostramos que somos capaces de merecer tal confianza, es lógico que no vamos a avanzar en nuestro camino profesional, hay que generar ese vínculo de confiabilidad y así obtendremos grandes resultados.
Otra cualidad importante es la organización y la exactitud en nuestro trabajo, éstos dos aspectos van de la mano, ya que todo cuanto se hace de forma correcta y bien estructurado quiere decir que tenemos conocimiento de la empresa y que podemos solventar cualquier inconveniente que se presente.
PRESENTACIÓN PERSONAL Y ETIQUETA
ETIQUETA
Normas de Cortesía
Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros y la humanidad en general.
ü Saludar y responder el saludo.
ü Reconocer y respetar los derechos de los demás.
ü Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes.
ü Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia.
ü Comportarse con caballerosidad o femineidad en todo momento.
Normas de etiqueta para la mesa
En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales en los cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos; sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan algunas recomendaciones.
ü Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que señalen el lugar que debe ocuparse.
ü No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de casa no lo haga o lo indique explícitamente.
ü Adoptar una posición erguida.
ü No apoyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del cuerpo. El borde de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del antebrazo.
ü Empezar a comer cuando hayan servido a todos los comensales.
ü No elevar los codos, cuando se utilizan los cubiertos.
ü No hablar con la boca llena.
ü No llevar la boca a los alimentos. No hay que acercar la cabeza al plato, sino que el cubierto lleva el alimento a la boca.
ü No tomar un trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena.
ü No utilizar demasiado la servilleta. Mantenerla sobre las piernas.
ü No limpiar cubiertos, copas o vasos con la servilleta si hace falta, pedir que los cambien.
ü No empuñar los cubiertos; sostenerlos con naturalidad.
ü No gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en las manos.
ü No hacer ruidos con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar ni al beber del vaso o tomar la sopa.
ü No mirar el contenido de las bandejas cuando lleguen a la mesa. Devorar los alimentos con la vista es de pésimo gusto y mala educación.
ü En bufé, no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato.
ü No tomar con la cuchara o el tenedor grandes porciones de alimento; se corre el riesgo de derramar sobre el plato o salpicar a alguien.
ü No tomar el cuchillo como una pluma de escribir.
ü No apoyar el dedo índice sobre el lomo de la hoja del cuchillo.
ü No comer con la punta del cuchillo.
ü No comer con la boca abierta.
ü No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento.
ü No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, legumbres, macarrones, espaguetis, canelones, frutas…, esto se hace con el tenedor.
ü No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar entre bocado y bocado.
ü No demostrar agradecimiento por una comida con voracidad, es una absoluta grosería.
ü No tocar el plato con las manos, solo el de la sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa.
ü No comer el pan a mordiscos. Debe partirse en pequeños pedazos cada vez. Las galletas y tostadas si se pueden morder, pero en pequeños bocados.
ü No sostener el pan con el tenedor.
ü No tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas.
ü No levantar el dedo índice o el meñique al manejar los cubiertos o al llevar un vaso, taza o copa a los labios. Resulta muy cursi.
ü No poner las manos encima del plato para impedir que repitan alguna porción o alimento.
ü No rechazar alguna comida aduciendo a problemas de salud. El invitado educado come lo que le sirvan, aunque no le guste.
ü No iniciar conversaciones sobre temas desagradables.
ü Evitar temas relacionados con problemas de salud.
ü No usar palillos.
ü No retocarse en la mesa.
Imagen personal de la secretaria
La imagen personal combina nuestro interior con nuestro aspecto exterior. No significa que para tener una buena imagen debamos ser altos, esbeltos y atractivos, la higiene, el vestuario, el cuidado del cabello, de las manos y pies, ser educado, inteligente, amable y tener la actitud que corresponde en cada oportunidad también forma parte de la imagen personal y profesional que los demás perciben de nosotros.
LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA
Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan por ser proactivos, cambiantes, retadores con grandes oportunidades y en donde sale adelante aquellas empresas que se han preparados para ello, que cuentan con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en estas características.
A todo ello se agrega como lo indica Fernando vigorena, que vivimos en un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorepcia estructural que vive la empresa moderna, esternalización de funciones medio hacia proveedores externos , estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados cedmentados y en general un a ambiente poco propiso para “ hacer carrera laboral”, en empresas con estructuras des notables, descartables, trasportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio.
En este contexto el trabajo de secretaria tradicional pasa a construir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de una secretaria, asistente Emprendedora, una protección de apoyo a la gestión.
La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes rectos que hoy se da en los escenarios, mas en uno turbulento, agresivo, riesgoso, incierto, debe contar con la colaboración de una secretaria ejecutiva, proactiva, que permite transitar exitosamente en este proceso se hace necesario, cada vez más, adquirir nuevos conocimientos ,en un mundo donde se maneja mucha información.
Querida Secretaria:
COMUNICACIÓN SECRETARIAL
No importa qué tan sólidas sean tus habilidades técnicas o tu nivel de conocimientos, tu oportunidad para lograr las opciones como asistente ejecutiva dependerá, en gran parte, de tu destreza en tu comunicación verbal.
En este puesto deberás desarrollar una serie de responsabilidades importantes en forma personal o representando a tu jefe. Para ello hay que contar con el manejo de una comunicación clara y efectiva.
La manera como te expreses así como lo que dices influirá en el modo como serás conceptuada por otros, empezando por la persona que te va a entrevistar.
SUGERENCIAS PARA MEJORAR TU EXPRESIÓN ORAL
Es evidente que las siguientes recomendaciones requieren de un esfuerzo constante. Quizás pasen semanas o meses antes de notarse un cambio: “La práctica hace al maestro”
VARÍA TU TONO
Un tono persistente, monótono, es difícil de escuchar y es muy probable que nulifique tu mensaje. Incorpora tonos altos y bajos en tu manera de hablar. Pon atención a los cambios de cadencia en tu voz. Sin embargo, no varíes tu tono de manera equivocada. Adapta el volumen de tu voz al nivel de tu interlocutor. Cuando se trate de tu jefe, no cometas el error de gritarle.
PRACTICA CONSTANTEMENTE
Elimina puntos de rudeza verbal que hacen que tu manera de hablar suene demasiado informal. Otro problema, muy notorio, es el omitir las terminaciones de las palabras, así como los sonsonetes regionales que se prestan a bromas. Un excelente ejercicio es leer en voz alta para superar los problemas de dicción.
No esperes establecer buenas relaciones si no expones tus dudas de una manera precisa –no mascullando tus palabras.
BAJA LA VELOCIDAD
Casi todas hablamos más aprisa de lo que pensamos. Haz preguntas y pasa información de una manera tranquila, sin asustar.
FINALIZA TU CONVERSACIÓN OPORTUNAMENTE
Cuando estés segura de haber pasado toda la información, es cuando debes dar fin a tu conversación. Cuando repites una y otra vez los mismos puntos, disminuye tu propio proceso verbal. El saber cuándo terminar el mensaje, es un arte.
